25. November 2020

Entwicklung einer Führungskultur bei der Schön Bürosysteme GmbH

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„Wie führe ich meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?“ – mit dieser Frage setzen sich immer mehr Unternehmen aktiv auseinander. Und das aus guten Grund, gilt schlechte Führung doch als Kündigungsgrund Nummer 1 in Deutschland. Eine starke Führungskultur hingegen bietet Orientierung, erhöht die Motivation, verbessert die vertrauensvolle Zusammenarbeit und steigert die Leistung. Umso erstaunlicher ist es, dass sich die wenigsten bei Antritt einer Führungsposition mit dieser neuen Rolle, den Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung im Unternehmen und der dazugehörigen Macht, die der Position inne liegt, auseinander setzen.

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Nicht so bei der Schön Bürosysteme GmbH. Als Full-Sevice-Dienstleister für alle Fragen rund um die digitale Büroorganisation ist sich die Geschäftsführung bewusst, dass Mitarbeiterführung und beständige Mitarbeiterqualifizierung Grundpfeiler des langfristigen Erfolges sind. Der Erfolg der Schön Bürosysteme GmbH zeigt sich nicht nur in dem 28-jährigen Bestehen des Unternehmens und in der kontinuierlich steigenden Mitarbeiterzahl. Hinzu kamen auch neue Geschäftsfelder, die in den letzten Jahren erschlossen werden konnten. Startete die Schön Bürosysteme GmbH vor fast dreißig Jahren als Fachhändler für Druck- und Kopiertechnik mit Wartung und Service, zählen heute die Administration, Sicherung und Implementierung von Netzwerkstrukturen und -technik, die Telekommunikation sowie Lösungen zum Thema Prozessdigitalisierung und Dokumentenmanagement zum Kerngeschäft.

Im Zuge des stetigen Wachstums und der Erschließung neuer Geschäftsfelder entschloss sich die Geschäftsführung der Schön Bürosysteme GmbH im Jahr 2020, Verantwortung zu teilen: War bis zu diesem Zeitpunkt der Geschäftsführer, Herr Klaus Schön, Ansprechpartner für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gibt es nun Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, die das Bindeglied zwischen Belegschaft und Geschäftsführung bilden. Und mit dieser zweiten Hierarchieebene rückte in den wöchentlichen Leitungsmeetings auch mehr und mehr die Frage in den Fokus, wie „Führung“ in der Schön Bürosysteme GmbH zukünftig gelebt werden soll.

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Die Prozessberatung der Schön Bürosysteme GmbH basiert auf vier konzeptionellen Schwerpunkten:

Kollektive Reflexionsarbeit zur IST-Analyse der Unternehmens- und Führungskultur
Entwicklung einer Zukunftsvision zur Kultur im Unternehmen als SOLL-Perspektive
Profilthemen zur Kulturentwicklung im Unterrnehmen
Meilenstein- und Maßnahmenplanung zur Kulturentwicklung

Das Besondere an dieser Form der Beratung ist ihre Ergebnisoffenheit und der beteiligungsorientierte Ansatz: Die Geschäftsführung hatte die Akzeptanz, keinerlei Vorgaben oder Ziele in den Beratungsprozess mit einzubringen. Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der Schön Bürosysteme GmbH entwickelten eigenständig ihre Vision einer Führungskultur. Wir als Prozessberater waren dabei Mittel zum Zweck, übernahmen die Prozesssteuerung im Sinne der Moderation und Intervention und vermittelten auch mal – sofern notwendig – Fachkenntnisse und Erfahrungswissen. Dabei haben wir bewusst auf Methoden gesetzt, die die Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme bewusst machen wie z. B. Reflexionstools zur Rollenanalyse oder das Werteentwicklungsquadrat. Und obendrein ließen wir Methoden zur Entwicklung personeller und sozialer Kompetenzen einfließen z. B. zur Trennschärfe von Beobachtung und Bewertung.

Für die Kulturanalyse diente uns als Methodik die Arbeit mit Analogien: Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sollten mit Playmobil-Spielfiguren die Schön Bürosysteme GmbH als Baustelle abbilden und anschließend präsentieren. Wer ist der Bauleiter? Wer muss mit wem sprechen und wie ist der Ton auf der Baustelle? Und was wird mit schweren Maschinen oder Absperrungen verdeutlicht? Durch diesen spielerischen Ansatz nahmen die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter eine Einschätzung zur momentanen Unternehmenskultur vor und legten bewusst und unbewusst Wertungen offen.

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Eine Prozessberatung zur Entwicklung der Führungskultur ist eng mit den gelebten Unternehmenswerten verknüpft – und hier gibt es insbesondere im deutschsprachigen Raum noch einige Missverständnisse, werden mit dem Wertebegriff doch vor allem moralische Wertvorstellungen assoziiert. Unternehmenswerte sind jedoch vielmehr Prinzipien und Regeln der Zusammenarbeit, die die „Persönlichkeit“ eines Unternehmens oder einer Organisation definieren.

Die entscheidende Frage lautet daher: Nach welche Überzeugungen, Einstellungen, Prinzipien und Haltungen möchten die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der Schön Bürosysteme GmbH zukünftig handeln?

Unternehmenswerte werden nicht erdacht und festgelegt, sondern sie „schlummern“ im Unternehmen – mal bewusst, mal unbewusst – und müssen entdeckt werden. Im Rahmen der Prozessberatung nutzten wir „Botschafter“ der Schön Bürosysteme GmbH, um eine Zielperspektive der Unternehmenskultur zu ermitteln. Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Repräsentanten des Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis – weil sie Fähigkeiten, Verhaltensweisen oder Charaktereigenschaften besitzen, die maßgeblich die „Persönlichkeit“ der Schön Bürosysteme GmbH prägen? Die Annährung über konkrete Personen hilft, die Unternehmenskultur zu entdecken, unabhängig von abstrakten und theoretischen Diskussionen.

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Die Arbeit an der eigenen Führungskultur, deren Entwicklungspotenziale und zukünftige Herausforderungen ist geistig beanspruchend und erfordert ein gutes Urteilsvermögen und Vorstellungskraft. Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der Schön Bürosysteme GmbH entschieden sich für die Intensiv-Methode: Fünf Tage am Stück, acht Stunden am Tag stand das Thema Führungskultur im Fokus. Bewusst haben wir uns dafür entschieden, die Prozessberatung im Citybüro der Niemann Consulting GmbH durchzuführen – fernab vom Tagesgeschäft, störenden Anrufen und Kollegen, die mit der Frage „Kannst du mal eben …“ die Konzentration unterbrechen. Aber auch der gemeinsame Spaß kam nicht zu kurz.

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